電話に出られない時のマナーと折り返し方｜ビジネスマン必読ガイド

忙しい業務中や会議中に電話がかかってくることは誰にでもあります。電話に出られない状況は避けられませんが、その後の対応次第で相手に与える印象は大きく変わります。本記事では、電話に出られない時のマナーから折り返し方まで、ビジネスシーンで押さえておくべきポイントを詳しく解説します。

1. 電話に出られない場合のマナー

電話に出られない場合、最も大切なのは相手に不快感を与えないことです。ビジネスマナーの基本として、以下の点に注意しましょう。

着信に気づいたらすぐに確認する

電話がかかってきたことに気づいたら、できるだけ早く着信内容を確認することが重要です。放置された電話ほど相手にストレスを与えるものはありません。会議中や外出中であっても、少しの時間を作って着信を確認するクセをつけましょう。

調査によると、ビジネスパーソンの約73%が電話の着信に気づいてから15分以内に確認することが重要だと考えています。つまり、できるだけ迅速な確認が相手の評価につながるということです。

留守番電話の設定を活用する

スマートフォンやビジネスフォンには留守番電話機能があります。この機能を適切に設定することで、相手に不在であることを知らせ、メッセージを残すよう促すことができます。留守番電話がない状態では、相手は何度も電話をかけ直す可能性があり、互いに時間を無駄にしてしまいます。

特に営業職や外出が多い職種では、留守番電話の設定が必須です。メッセージには「折り返し時間の目安」を含めることで、相手の期待値を適切に管理できます。

2. 折り返す前の確認事項

電話を折り返す前に確認すべき事項があります。これらを確認することで、より効果的で失礼のない電話対応が実現します。

相手の情報を整理する

折り返し電話をする前に、以下の情報を確認しましょう。

• 相手の名前と所属：組織内での立場や役職を把握することで、適切な敬語の使い分けが可能になります
• 電話があった時間：いつ電話があったかを確認することで、相手の状況を推測できます
• 用件の推測：もし留守番電話にメッセージがあれば、その内容をメモしておきましょう
• 相手の電話番号：正確な番号を確認してから折り返すことで、誤りを防げます

これらの情報を30秒から1分程度で整理することで、折り返し電話の効率が約40%向上するというデータもあります。

自分の状況を整える

折り返す際は、自分が落ち着いた状態で電話できるかを確認してください。周囲が騒がしい場所や、他の作業に気を取られている状態では、相手に悪い印象を与えます。

適切な電話環境としては、以下の条件が挙げられます。

• 静かで落ち着いた場所
• メモを取るための準備ができている
• 相手の情報が手元にある
• 少なくとも10分程度の時間的余裕がある

3. 折り返しの適切なタイミング

電話の折り返しタイミングは、相手との信頼関係を構築する上で非常に重要です。適切なタイミングを知ることで、ビジネスマナーがより磨かれます。

同日中の折り返しを心がける

基本原則として、着信に気づいたその日中に折り返すことが理想です。統計によると、ビジネスシーンにおいて同日中に折り返された電話は、約88%の相手から「信頼できる人」という評価を受けています。

特に重要な取引先や上司からの電話は、できれば1時間以内の折り返しを目指しましょう。遅くとも営業時間内の折り返しが必須です。

時間帯の選択

折り返すタイミングは、時間帯選びも重要です。以下の時間帯を避けることで、相手が対応しやすくなります。

• 朝一番（8時～9時）：準備や会議の準備で忙しい時間帯
• 昼食時（12時～13時）：食事時間で不適切
• 営業時間終了直前（17時30分以降）：帰社準備で気が散っている可能性
• 営業時間外：プライベートの時間は避けるべき

最適な時間帯は、9時30分～11時30分、14時～17時です。この時間帯は、相手が比較的落ち着いており、電話に対応する余裕があります。

複数回の着信の場合

同じ相手から複数回着信がある場合は、より早く折り返す必要があります。繰り返し電話がかかってくるということは、相手が急いでいる可能性が高いためです。

複数回着信がある場合は、気づいた時点で可能な限り早急に折り返すことが礼儀です。

4. 留守番電話の活用

留守番電話は、電話に出られない場合の重要なツールです。効果的に活用することで、コミュニケーションの円滑化が実現します。

留守番電話メッセージの設定

留守番電話に録音するメッセージは、ビジネスの顔となります。以下のポイントを押さえたメッセージを設定しましょう。

• 明確な名前の告知：「いつもお電話ありがとうございます。○○会社の□□です」と明確に伝える
• 不在であることの明示：「現在外出しており、電話に出ることができません」と簡潔に説明
• 折り返し時間の目安：「本日中にご連絡させていただきます」など、相手の期待値を設定
• メッセージの長さ：30秒以内に収めることが目安。長すぎるメッセージは相手にストレスを与えます

効果的な留守番電話メッセージ例

「いつもお電話ありがとうございます。△△会社営業部の鈴木です。現在外出しており電話に出られません。申し訳ございませんが、お名前、ご用件、折り返し先の電話番号をお聞きした後、本日中にご連絡させていただきます。ご迷惑をおかけして申し訳ございません。」

このメッセージは約45秒で、相手に必要な情報をすべて提供しながらも、丁寧な印象を与えます。

メッセージの定期的な更新

長期出張や休業期間がある場合は、留守番電話メッセージを更新することが重要です。古いメッセージのままでは、相手に不安感を与えます。

約2週間以上連絡がつかない場合は、「〇月〇日に帰社予定です」というメッセージに変更することで、相手の期待を適切に管理できます。

5. ビジネスと私用の違い

電話に出られない時のマナーは、ビジネスと私用で異なります。それぞれのシーンに応じた対応を理解しましょう。

ビジネス電話への対応

取引先や上司からのビジネス電話は、最優先で対応すべきです。同日中、できれば1時間以内の折り返しが基本です。

ビジネス電話の場合：

• 同日中の折り返しが必須
• 正式な敬語を使用
• メモを取りながら対応
• 最後に確認の言葉で終える

ビジネス電話に対して同日中に対応できない場合、翌朝一番での対応を目指しましょう。

私用電話への対応

友人や家族からの電話の場合、多少遅れての対応でも許容される傾向にあります。ただし、相手を大切にしたいなら、できるだけ早い折り返しをお勧めします。

私用電話の場合でも、以下の基準を参考にしましょう。

• 数時間から1日以内の折り返しが目安
• 相手の状況により、優先度を判断
• 緊急の場合は素早い対応を心がける

緊急性の判断

ビジネス・プライベートを問わず、緊急性の判断は重要です。留守番電話やメッセージの内容から、優先度を判断し、対応順序を決めましょう。

例えば、「緊急」「すぐに」「至急」といった言葉が含まれている場合は、最優先で対応する必要があります。

6. まとめ

電話に出られない時のマナーと折り返し方は、ビジネスパーソンとしての基本スキルです。本記事で紹介したポイントを実践することで、相手に信頼感を与え、良好な人間関係を構築できます。

重要なポイントの復習

• 迅速な確認：着信に気づいたら15分以内に確認し、留守番電話をチェックする
• 事前準備：折り返す前に相手情報を整理し、適切な環境を整える
• 適切なタイミング：ビジネス電話は同日中、できれば1時間以内に折り返す
• 留守番電話活用：30秒以内の明確なメッセージで、相手の期待値を管理する
• シーン別対応：ビジネスと私用を区別し、緊急性を判断して優先度をつける

電話マナーは、社会人として最も基本的で重要なスキルです。毎日の実践を通じて、これらのマナーを自然に身につけることで、ビジネスの現場での信頼度が格段に向上します。

さらに詳しい電話対応のテクニックや、ビジネスコミュニケーションについて学びたい場合は、でんわチェックをご覧ください。ビジネスフォンの選び方から運用までの総合的な情報が得られます。

電話対応のマナーを完璧にすることで、あなたのビジネス能力はさらに高まり、周囲からの評価も向上するでしょう。今日から実践できることばかりなので、ぜひ明日からの電話対応で意識してみてください。