ビジネスシーンでの電話対応は、会社の印象を左右する重要なスキルです。基本的なマナーを身につけておきましょう。
電話を受けるときの基本
電話は3コール以内に受けるのが理想です。3コール以上かかった場合は「お待たせいたしました」と一言添えます。受け方の基本は「会社名＋部署名＋氏名」：「はい、〇〇株式会社営業部、田中でございます」
電話をかけるときの基本
かける前に要件をメモしておくと、スムーズに話せます。相手が出たら「お世話になっております。〇〇株式会社の田中と申します」と名乗り、「今お時間よろしいでしょうか」と確認してから本題に入ります。
伝言の受け方
担当者が不在の場合は「折り返しお電話いたしましょうか」と確認します。伝言を受ける場合は5W1H（誰が・何を・いつ・どこで・なぜ・どのように）を意識してメモを取り、最後に復唱確認します。
クレーム電話への対応
感情的なクレームでもまず「ご不便をおかけして申し訳ございません」と受け止めます。話を遮らず、要件を整理した上で上司に報告・対応方針を確認しましょう。
スマホ時代の電話マナー
- 会議中・電車内では電話に出ない（折り返す）
- 飲食店やイベント会場では外に出てから通話
- 着信音・バイブレーションの設定に注意
- ビジネス連絡には原則として営業時間内に発信する
まとめ
電話対応は練習で必ず上達します。知らない番号からビジネス連絡が届いた際はでんわチェックで事業者情報を確認することもできます。